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Erstellen Sie Online-Rechnungen, Angebote, Gutschriften und Aufträge auf 7 verschiedene, aber einfache Weisen
Wachsende Internetseiten, größere Firmen und steigende Umsätze sind eine tolle Sache. Doch jede Medaille hat zwei Seiten. Denn in einer wachsenden Firma nimmt der Verwaltungsaufwand für Rechnungen, Angebote, Aufträge und Gutschriften automatisch zu. Das kostet häufig sehr viel Zeit.
Um Zeit zu sparen, gibt es im Internet hilfreiche Lösungen für Online-Rechnungen. Diese halten den Lifestyle eines Infomarketers aufrecht, da keine Software zur Benutzung installiert werden muss. Einfach online einloggen und los geht’s!
Und das Beste daran ist, dass sich Ihr ganz persönlicher Steuerberater und Buchhalter ebenfalls einloggen kann und Zugriff auf ausgewählte Daten hat. Anhand dieses Zugriffs könnte er Ihre nächste Steuerabrechnung fertigstellen. Dadurch machen Sie einen großen Schritt vom »festen Büro« zum Online-Business und damit zur geographischen Unabhängigkeit.
Wie Sie Online-Rechnungen erstellen
Im Zeitalter der modernen Technik werden Rechnungen immer öfter per E-Mail oder als PDF-Dokument empfangen und gesendet.
Allerdings stellen Staat und Gesetzgeber sehr hohe Anforderungen an die Signierung, Überprüfung und Aufbewahrung der Online-Rechnungen. Das liegt daran, dass bei der Digitalisierung der Rechnungen die Manipulation wesentlich einfacher geworden ist. Zertifizierte und professionelle Online-Rechnungsanbieter helfen Ihnen hier weiter. Diese bieten Ihre Dienste allerdings rein webbasiert an.
Abzug der Vorsteuer bei Online-Rechnungen
Nur Rechnungen, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gekennzeichnet sind (Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 3), sind zum Vorsteuerabzug berechtigt. Es ist zu beachten, dass der Rechnungsempfänger die elektronische Signatur normalerweise überprüfen und protokollieren muss.
»Für den Vorsteuerabzug ist nach §15 UStG ein Prüfprotokoll vorgeschrieben. Akzeptieren Sie keine Rechnungen von Lieferanten ohne Signatur oder mit fehlerhafter Signatur!«
Falls die Überprüfung nicht eingehalten wird, kann das Finanzamt die Vorsteuerbeträge zurückfordern, was nach einigen Monaten sehr unangenehm sein kann. Daher sollten Sie von Beginn an professionelle Dienstleister verpflichten, mit denen Sie Rechnungen nicht nur erstellen, sondern vielmehr auch signiert versenden können.
Ferner müssen Sie den Transport, den Eingang und die Speicherung von Rechnungen dokumentieren. Darüber hinaus sollten die Originaldokumente mit der Überprüfung der Signaturen und deren Protokollierung digital abgespeichert werden. Diese Speicherungen sollten Sie dann 10 Jahre aufbewahren. Damit Sie sich nicht um all dies kümmern müssen und versehentlich nicht irgendetwas vergessen, können Online-Rechnungsanbieter diese Dinge für Sie übernehmen. Diese speichern, sammeln und listen all Ihre Rechnungen, Gutschriften, Aufträge und Angebote fortlaufend durchnummeriert, sauber, zuverlässig und rechtskonform auf!
Dadurch reduziert sich die Arbeit Ihrer Buchhaltung lediglich auf einen Login im Internet und ein paar Klicks in dem entsprechenden Online-Konto. Die folgenden Anbieter sind rein webbasiert, wodurch keine Software auf Ihrem Computer installiert werden muss und Sie Angebots-, Gutschriften- und Rechnungserstellungen outsourcen können – zum Beispiel an einen virtuellen, verlässlichen Assistenten irgendwo auf der Erde.
Damit haben sie den nächsten Schritt hin zur geografischen Freiheit dank Ihres Online-Business gemacht. In der folgenden Liste können Sie sich über empfehlenswerte Anbieter für Online-Rechnungen einen Eindruck verschaffen.
Signamus.de
Signamus bietet verschiedene Schnittstellen, so dass Sie auch ohne große IT-Kenntnisse den Dienst nutzen können. Sie stellen einfach Ihre Daten bereit, Signamus signiert die Daten und Ihre Empfänger erhalten rechtssicher signierte Daten. Sie können die signierten Daten übrigens selbst versenden oder den Job Signamus überlassen. Der dienst stellt sich flexibel auf Ihre Anforderung und Wünsche ein. Ebenso können Sie eine Reihe von Zusatzfunktionen, wie Signaturprüfung oder Zeitstempel, auswählen.
Zur Homepage: www.signamus.de
E-conomic.de
E-conomic ist ein Online-Buchführungsprogramm, das eigens für kleine und mittelgroße Betriebe entwickelt wurde. E-conomic nutzt alle Vorteile einer digitale Buchhaltung durch das Internet. Das bedeutet, dass Sie keine speicherfordernde Software installieren müssen, dass Sie jederzeit auf das System ungeachtet Ihres jeweiligen Standorts zugreifen können und dass die Zusammenarbeit mit Ihrem externen Rechnungsprüfer und/oder Buchhalter über das Internet erfolgen kann. Optimal für Infomarketer mit “Lifestyle”-Ambitionen…
Zur Homepage: www.e-conomic.de
Collmex.de
Collmex-Rechnung “light” ist komplett kostenlos. Bei den anderen Versionen sind die ersten 30 Tage unverbindliche und kostenlose Testphase. Wenn Sie während dieser Probezeit den Dauerzugang aktiviert haben, erhalten Sie jeden Monat eine Rechnung per Mail über die monatliche Nutzungsgebühr. Collmex ist ein bewährtes Rechnungsprogramm speziell für kleine und mittlere Unternehmen. Sie können jederzeit zum Monatsende kündigen.
Zur Homepage: www.collmex.de
Online-Rechnungen.de
Erstellen Sie Ihre Rechnungen mit Online-Rechnungen.de schnell, komfortabel und kostengünstig als PDF-Datei . Diese können Sie auf Ihrem Rechner abspeichern oder ausdrucken. Registrierte Kunden können zudem von den Vorzügen elektronisch signierter Rechnungen profitieren und ihre Rechnungen gesetzeskonform per E-Mail versenden… z.B. an das eigene Office, einen virtuellen Assistenten oder den Steuerberater…
Zur Homepage: www.online-rechnungen.de
Ebillsmore.com
Mit Ebills & more sind Sie in der Lage, innerhalb kürzester Zeit den vollelektronischen Rechnungsprozess in Ihrem Unternehmen zu realisieren. Ebills & more bietet Lösungen, die Rechnungsdaten auch dort aufnehmen, wo sie entstehen. So können sehr schnell elektronische Rechnungen verschickt werden. Die Software kümmert sich dann um den sicheren und kostengünstigen elektronischen Versand, natürlich im gewünschtem Datenformat.
Zur Homepage: www.ebillsmore.com/de/
Easybill.de
Bereits nach wenigen Minuten können Sie bei Easybill Ihre Rechnungen schreiben und versenden. Sofern Sie Easybill zu einem späteren Zeitpunkt umfangreicher nutzen möchten, kann die geeignete Mitgliedschaft jederzeit gewählt werden. Es gibt es keine Mindestvertragslaufzeit, somit sind Flexibilität und Unabhängigkeit stets gewährleistet. Die Rechnungen und sämtliche übrigen Dokumente können auf Wunsch auch per Fax oder auf dem Postwege versendet werden.
Zur Homepage: www.easybill.de Billomat.com
Alle erstellten Dokumente werden in Billomat zum jeweiligen Kunden hinterlegt und verknüpft und lassen sich somit ganz einfach finden. Entweder unter der Reiterleiste „Dokumente“ über die Suchfunktion, oder immer auch direkt beim Kunden, denn alle Rechnungen und Angebote gehören immer zu einem Kunden. Das ganze ist somit sehr übersichtlich und logisch angelegt und es gibt keine Einschränkung bei der Anzahl von Rechnungen und Angeboten.
Zur Homepage: www.billomat.com
Falls sie zusätzlich noch andere Dienstleister für Online-Rechnungen kennen oder mit anderen Unternehmen bereits Erfahrungen gesammelt haben, würde ich mich freuen, wenn Sie mir ein Feedback geben würden.
Alles Gute und viel Erfolg im Internet!
Tobias Knoof
Tobias Knoof ist einer der bekanntesten und erfolgreichsten Internet-Marketer der Infobranche und gilt als ausgewiesener Traffic-Experte. Er war Traffic-Marketing-Manager bei einem der größten Preisvergleichsportale in Deutschland und ist Gründer von Digitale-Infoprodukte.de.
