Artikelserie Vertriebsstrategien, Teil 14: Die Dokumentation

vom: 02.04.07

Auf dem Weg zum Ziel haben wir nun alle Informationen beieinander, erste Schritte sind eingeleitet, die Umsetzung hat zum Teil bereits begonnen.

Bei den Haupt-Akteuren in diesem Entwicklungsprozess ist das Wissen präsent und wenn es gut gelaufen ist, sind auch die anderen Beteiligten gut im Thema.

In der nun folgenden heißen Umsetzungsphase und dem sich anschließenden - hoffentlich reibungslosen - Routinebetrieb gehen erfahrungsgemäß viele der Überlegungen und auch manche Festlegung rasch verloren. Deshalb ist es dringend zu empfehlen, die bisherigen Erkenntnisse gut gegliedert aufzuschreiben und die getroffenen Entscheidungen sorgfältig zu dokumentieren. Vor allem die Vertriebsprozesse müssen nun Schritt für Schritt und im Detail schriftlich festgehalten werden.

Am Anfang des Geschäfts darf man ruhig improvisieren, die kleinen Pannen und das ein oder andere Chaos sind da noch gut zu beherrschen. Aber das Geschäft muss dann in ein planvolles Handeln münden, bei dem jeder Beteiligte weiß, was er zu tun und zu lassen hat. Dokumentationen schreiben ist ein mühsames Geschäft und deshalb wahrlich unbeliebt. Nicht nur beim Auftraggeber, der nun wirklich genügend andere Baustellen hat, auch für den Berater ist das eine Menge mühsame Arbeit.

Aber sie zahlt sich aus, zum gemeinsamen Erfolg: Die Dokumentation trägt alle Informationen zum Produkt und zum Vertrieb zusammen. Sie differenziert nach einem internen Teil mit höchst vertraulichem Wissen und den Festlegungen, die innerbetrieblich als Arbeitsunterlage dienen. So hat man gleichzeitig alles zusammen, was man zur Schulung und Einarbeitung des Außendienstes und künftiger Vertriebsmitarbeiter benötigt.

Ist eine ISO-Zertifizierung gewünscht, liegt damit schon ein wichtiger Teil für die Produktdokumentation und die Vertriebsorganisation vor. Und immer wenn eine Frage auftaucht und der jeweilige Spezialist ist gerade nicht greifbar, ist die Information dennoch verfügbar. Und auch für den schlimmsten Fall, dass einer der wichtigen Beteiligten ausfällt, ist das Unternehmen so gut wie nur möglich gerüstet, denn das wertvolle Know How bleibt erhalten.

--> Zum 15. Teil der Artikelserie: Das Vertriebscontrolling

--> Zum 1. Teil der Artikelserie: Systematisch vorgehen