Die 7 Schritte zum für immer aufgeräumten Schreibtisch - 1. Tipp: Intelligenter Posteingang

vom: 30.10.13

Papierpost, sowie Unterlagen, die Sie von Kollegen bekommen, werden meist nicht zentral gesammelt und gern werden die Unterlagen einfach wild auf dem Schreibtisch verteilt. Spätestens nach einer längeren Abwesenheit liegt alles kreuz und quer verteilt, das ist wenig motivierend und bestimmt nicht effizient.

Insbesondere in Großraumbüros empfiehlt es sich, Posteingangskörbchen mit dem Namen des Mitarbeiters (evtl. seiner Abteilung) auf jeden Schreibtisch zu stellen. Wichtig ist, dass die Eingangspost ausschließlich in das Körbchen gelegt und nicht auf den Tischen verteilt wird. So verhindert man Unordnung auch bei längerer Abwesenheit.

Neben der Papierpost nimmt die „Flut“ an E-Mails in den vergangenen Jahren enorm zu. Für die schnelle Bearbeitung von E-Mails stehen Ihnen 18 Tipps zum effektiven Umgang mit E-Mails zur Verfügung. Damit können Sie die Effizienz beim Umgang mit E-Mails erhöhen. Die Tipps finden Sie unter www.für-immer-aufgeräumt.de/Schritt1

Weitere wichtige Funktionen des Posteingangs

Der Posteingang in Papierform und digital dient als Filter – Sie entscheiden was Sie bearbeiten oder wegwerfen.

Der Posteingang signalisiert Ihnen Ihre Arbeitsauslastung, die Sie anhand der Stapelhöhe im Posteingang ablesen können. Nur wenn Sie es dauerhaft schaffen, ihn abzuarbeiten, arbeiten Sie in Balance.

Sie können mit Hilfe des Posteingangs auch die Durchlaufzeit in Ihrem Büro regulieren. Vereinbaren Sie beispielsweise als Spielregel, dass innerhalb von beispielsweise 48 Stunden dem Sender der Nachricht eine Antwort zugeht – und sei es nur eine Zwischeninfo.

Hier geht es zu Teil 2: Wichtige Infos griffbereit