Outsourcing

1. Outsourcing-Prozess
2. Vor- und Nachteile des Outsourcings
3. Formen von Outsourcing

Die Bezeichnung Outsourcing leitet sich von den englischen Begriffen out und source („von außerhalb beziehen“) ab und bezeichnet in der Wirtschaftslehre die Auslagerung bestimmter Unternehmensfunktionen bzw. -tätigkeiten, die vorher häufig unternehmensintern erbracht wurden, an externe Dritte. Damit verbunden ist auch die Übertragung der damit einhergehenden Handlungsverantwortung. Outsourcing-Verträge umfassen gewöhnlich einen Zeitraum von 2 bis 10 Jahren. Durch die längerfristige Ausrichtung kommt dem Outsourcing daher ein strategischer Charakter zu.
 
Das übergeordnete Ziel ist die wirtschaftliche Optimierung und die damit verbundene Möglichkeit, sich stärker auf die unternehmensspezifischen Kernkompetenzen fokussieren zu können. Hinter der Entscheidung für Outsourcing stehen unterschiedliche Beweggründe, beispielsweise ein Mangel an Know-How bzw. an qualifiziertem Personal oder anfallende Investitionskosten, z.B. für die Erwerb von Technologien.
 
Auslöser für Outsourcing sind u.a. die Aufdeckung von Schwachstellen bei den eigenen Organisationsprozessen und -strukturen oder Wettbewerbsdruck. Zu unterscheiden ist das Outsourcing vom sogenannten Outtasking, bei dem externe Dienstleister lediglich einzelne Ausgaben übernehmen, jedoch das auftraggebende Unternehmen die Prozesskontrolle und die Personalverantwortung behält.

1. Outsourcing-Prozess

Der klassische Outsourcing-Prozess gliedert sich in folgende Phasen:

1. Bildung eines zuständigen Projektteams: Dieses trägt die Verantwortung, ob eine Outsourcing-Lösung umgesetzt werden soll oder nicht. Dabei gilt: Je wichtiger die Entscheidung, desto größer sollte das Projektteam sein. Außerdem sollte dieses Team Mitarbeiter aus den betroffenen Unternehmensbereichen beinhalten
 
2. Festlegung möglicher Outsourcing-Bereiche und deren Ist-Analyse: Das wichtigste Kriterium für die Auswahl des Bereichs ist die strategische Relevanz für den Unternehmenserfolg. Zudem sollten künftige Erwartungen berücksichtigt werden.
 
3. Potenzielle Outsourcing-Entscheidung: In diesem Schritt wird letztlich die Entscheidung zwischen Fremdvergabe oder Eigenleistung getroffen.
 
4. Suche nach einem geeigneten Dienstleister: In diesem Schritt erfolgt die konkrete Auswahl eines geeigneten Outsourcingspartners.
 
5. Festlegung eines Outscourcing-Vertrages: Dieser sollte  min. folgende Punkte enthalten:

• Vertragslaufzeit
• Art der Leistungsverrechnung
• Grundsätze der Zusammenarbeit
• Datenschutz
• Qualität und Servicelevel
Handhabung von Risiken, wie Haftung, Leistungsverzugsstrafen

6. Implementierung: Abschließend erfolgt die Umsetzung des Outscourcing-Vorhabens unter  Anwendung der vorab definierten Umsetzungsmaßnahmen.

Während der kompletten Outsourcing-Aktivität kommt den prozessbegleitenden Maßnahmen eine besondere Bedeutung zu, um den Erfolg des Prozess zu gewährleisten und die Akzeptanz im Unternehmen zu fördern. Die wichtigsten Maßnahmen, die in diesem Zusammenhang ergriffen werden müssen, sind die Informationsversorgungsinformation und die führungsunterstützende Koordinationsfunktion.

2. Vor- und Nachteile des Outsourcings

Die Entscheidung für die Auslagerung unternehmensinterner Prozesse an externe Dienstleister bietet dem Unternehmen eine Reihe von Vorteilen:

• Reduzierung von Kosten: Durch die Abgabe bestimmter Tätigkeiten an Externe entsteht im Unternehmen in der Regel eine Reduzierung der Gesamtkosten. Diese kommt dadurch zustande, dass spezialisierte Dienstleister Größenvorteile bei der Produktion nutzen können, wodurch sich der Leistungserstellungsprozess für sie günstiger gestaltet. Aus Perspektive des auslagernden Unternehmens gilt dabei die Faustregel: Outsourcing ist dann sinnvoll, wenn sich dadurch eine Kostenersparnis von min. 20 Prozent gegenüber der eigenen Leistungserstellung ergibt.

• Qualitätssteigerungen: Durch die Verlagerung der Leistungserstellung an spezialisierte Dritte ergibt sich häufig auch eine Steigerung der Qualität der zu erbringenden Leistung.

• Transparenz: Bei der Auslagerung von Prozessen müssen alle relevanten Vertragsbestandteile genau geregelt werden und sind daher mitunter transparenter nachvollziehbar als bei der unternehmensinternen Umsetzung.

• Erhöhung der  Flexibilität sowie Zeitersparnis: Durch Outsourcing ergibt sich im Unternehmen eine Zeitersparnis und ebenso eine höhere Flexibilität insbesondere im Hinblick auf das laufende Geschäft.

• Fokussierung auf das Kerngeschäft und eigene Kernkompetenzen: Die durch die Auslagerung von Prozessen gewonnenen Ressourcen können genutzt werden, um sich stärker auf die unternehmenseigenen Kernkompetenzen zu fokussieren.
   

Jedoch ergeben sich durch die Entscheidung für Outsourcing auch eine Reihe von Nachteilen:

• Abhängigkeit: Durch die Entscheidung für Outscourcing begibt sich das Unternehmen in ein Abhängigkeitsverhältnis zum jeweiligen Dienstleister und ist auf dessen ordnungsgemäße Leistungserbringen angewiesen. Zudem kann die Qualität der ausgelagerten Prozesse nur bedingt beeinflusst werden

• Vertragsbindung: Da Outsourcing-Verträge in der Regel längerfristig ausgerichtet sind, haben Unternehmen nicht die Möglichkeit, schnell zu einem preiswerten Anbieter zu wechseln.

• Betriebsklima: Häufig hat die Entscheidung für Outsourcing negativen Einfluss auf das  Betriebsklima, da Arbeitnehmer in diesem Entschluss häufig eine Geringschätzung ihrer eigenen Fähigkeiten sehen und unter Umständen sogar um ihren Arbeitsplatz fürchten. Daher ist bei Outsourcing-Entscheidungen die transparente Kommunikation gegenüber den eigenen Mitarbeitern ein wichtiger Faktor, um eine positive Stimmung im Unternehmen zu bewahren.

• Wissensverlust: An die Entscheidung, Prozesse auszulagern, ist möglicher Wissensverlust geknüpft, da dem Unternehmen relevante Erfahrungen im jeweiligen Bereich entgehen.

• Kommunikationsaufwand: Durch die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister entsteht ein höherer Kommunikationsaufwand, der sich je nach dessen Standort und Erreichbarkeit aufwendiger und langwieriger gestaltet. Klare und regelmäßige Absprachen sind ein wesentlicher Bestandteil, um den Erfolg von Outsourcings zu gewährleisten.

• Datenschutz: Da die Auslagerung von Prozessen mit der Weitergabe mitunter sensibler interner Informationen verbunden ist, sind den hohen Anforderungen an den Datenschutz gerecht zu werden.

3. Formen von Outsourcing

Grundsätzlich lassen sich bei den Formen der Auslagerung zwischen unternehmensinternen und -externen Outsourcing unterscheiden. Im Falle des internen Outsourcings wird der betroffene Tätigkeitsbereich in einen anderen Unternehmensteil verlagert, z.B. in einen anderen Betrieb innerhalb des gleichen Konzerns oder durch Ausgründung eines eigenen Betriebs. Beim unternehmensexternen Outsourcing erfolgt die Auslagerung dagegen durch die Vergabe an Fremdfirmen.
 
Es existiert eine Vielzahl unterschiedlicher Outsourcingformen, die sich in funktioneller und organisatorischer Hinsicht unterscheiden. Zu den bekanntesten zählen:

• Business Process Outsourcing (BPO): Im Zuge des Business Process Outsourcing werden ganze Unternehmensprozesse an Externe ausgelagert, wie z.B. Personalwesen. Finanz- und Rechnungswesen oder Logistik.

• Application Service Providing (ASP): Im Falle des Application Service Providing tritt das Unternehmen mit einem Anwendungsdienstleister in Zusammenarbeit, der diesem Softwaredienste aus einem externen Datacenter zur Verfügung stellt. Dadurch werden dem Unternehmen Erwerbs-, Einrichtungs- und Wartungskosten erspart.

• Complete Outsourcing: Im Rahmen des Complete Outsourcing (oder auch Comprehensive Outsourcing) werden vollständige Unternehmensbereiche ausgelagert. Ein geläufiges Beispiel ist die Übergabe des EDV-Bereichs an einen IT-Dienstleiter. Hierbei wechselt häufig auch ein Teil der Belegschaft an das jeweilige Drittunternehmen.

• Business Transformation Outsourcing (BTO): Diese Form des Outsourcings kommt im Rahmen der Reorganisation von Geschäftsmodellen und Unternehmensprozessen zur Anwendung. Es handelt sich hierbei um eine Mischform aus Outsourcing und Unternehmensberatung. Anders als beim klassischen Business Consulting übernimmt der Dienstleister dabei auch die Verantwortung für die Umsetzung der erarbeiteten Maßnahmen.

• Managed Services: Bei Managed Services erfolgt eine Auslagerung des kompletten Informations- und Kommunikationsbereich an einen externen Dritten. Eine solche Form der Auslagerung bietet den Vorteil, dass der spezialisierte Dienstleister im Krisenfall schneller reagieren kann.

• Offshore-Outsourcing (Offshoring): Offshoring bezeichnet eine Form des Outsourcings bei der Prozesse ins Ausland verlagert werden. Hintergrund sind häufig günstigere Produktionskosten und niedrigere Löhne.

• Out-Servicing: Im Falle des Out-Servicing erfolgt die Auslagerung des Kundendienstes eines Unternehmens z.B. an spezialisierte Call-Center.

• Transitional Outsourcing: Diese Form des Outsourings kommt im Falle einer Technologie-Umstellung zum Einsatz. Ein externer Dienstleistung übernimmt den Umstellungsprozess und sorgt für die  Aufrechterhaltung der für diesen Zeitraum nicht zur Verfügung stehenden Dienste.