Bestandsverwaltung im Unternehmen optimieren – Tipps und Best Practices
Für Unternehmen, die physische Waren verkaufen, ist eine effiziente Bestandsverwaltung von großer Bedeutung. Das liegt daran, dass sich durch eine solche die betriebliche Effizienz erheblich steigern lässt, wodurch unter anderem signifikante Kostenersparnisse erzielt werden. Dies stellt wiederum einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar, da Produkte nicht nur schneller an den Kunden versendet, sondern auch zu einem geringeren Preis angeboten werden. Daher behandelt dieser Artikel Tipps und Best Practices, die Unternehmen zu einer optimierten Bestandsverwaltung verhelfen.
Ein Warenwirtschaftssystem integrieren
Die Implementierung einer modernen Warenwirtschaftssoftware bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit sich, zu denen hauptsächlich Automatisierungsmöglichkeiten innerhalb der Bestandsverwaltung zählen. Zu den im Rahmen einer solchen Software automatisierbaren Prozessen gehören unter anderem:
- Verwaltung des Lagers
- Abwicklung von Bestellungen
- Erstellung von Berichten
Eine speziell auf den Bereich Warenwirtschaft zugeschnittene Software erleichtert die Lagerverwaltung erheblich, da Warenströme automatisiert und in Echtzeit verfolgt werden. Dies verschafft dem Management einen guten Überblick über Lagerbewegungen, sodass bei potenziellen Engpässen rechtzeitig Nachbestellungen in Auftrag gegeben werden.
Im Rahmen eines automatisierten Bestellsystems lassen sich Nachbestellungen auch automatisiert durchführen, wenn ein bestimmter Schwellenwert erreicht wird. Zudem werden Überbestände vermieden, was eine geringere Kapitalbindung innerhalb der Warenwirtschaft nach sich zieht und sich somit positiv auf die Effizienz auswirkt. Die Berichterstellung ist nützlich, wenn es darum geht, die generierten Daten zu visualisieren. Dies sorgt dafür, dass fundierte Entscheidungen getroffen werden und auch die Fehleranfälligkeit sinkt entsprechend.
Schulung von Mitarbeitern
Wenn eine neue Software in den Betriebsalltag integriert wird, müssen die Mitarbeiter im Umgang mit dieser geschult werden, da sie stets in der Lage sein müssen, die Software effizient und vollumfänglich zu nutzen. Schulungen erhöhen zudem die Kompetenz von Mitarbeitern bei der Verwendung von digitalen Tools und reduzieren auf diese Weise die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler gemacht werden. Um eine optimale Bestandsverwaltung sicherzustellen, sollten die folgenden Maßnahmen in den Unternehmensalltag integriert werden:
- Einführung von regelmäßigen Schulungen für Mitarbeiter im Umgang mit neuen Technologien
- Implementierung einer Feedback-Kultur
- Förderung der Mitarbeitermotivation
Im Rahmen von Schulungen werden Mitarbeitern Best Practices vermittelt, um die aktuell zum Einsatz kommenden Systeme optimal zu nutzen. Feedback von Mitarbeitern ist deshalb besonders wichtig für Unternehmen, da diese jeden Tag die entsprechenden Arbeitsschritte durchlaufen und daher früh potenzielle Schwachstellen innerhalb der Systeme erkennen. Daher lohnt es sich in der Regel, Mitarbeiter dazu zu ermutigen, Verbesserungsvorschläge einzureichen.
Die Mitarbeitermotivation lässt sich steigern, indem Mitarbeitern deutlich gemacht wird, dass die Bestandsverwaltung eine zentrale Rolle innerhalb des Unternehmens einnimmt und ihre Position daher mit einer großen Verantwortung einhergeht. Erbringen Mitarbeiter gute Leistungen, sollte ihnen eine hohe Anerkennung entgegengebracht werden, damit sich diese wertgeschätzt fühlen.
Methoden zur Optimierung von Beständen
Grundsätzlich besteht das Ziel darin, sowohl Überbestände als auch Engpässe zu vermeiden, da diese zu höheren Kosten und Umsatzverlusten führen. Unternehmen stehen mehrere Methoden zur Verfügung, wenn es um die Bestandsoptimierung geht. Zu den besonders effizienten Methoden zählt unter anderem die ABC-Analyse. Das Ziel dieser Analyse besteht darin, Waren bezüglich ihrer Wichtigkeit zu kategorisieren. Dabei werden die Produkte in A-Artikel, B-Artikel sowie C-Artikel unterteilt.
Bei A-Artikeln handelt es sich um Produkte, die einen großen Anteil am Umsatz einnehmen, aber keinen großen Anteil an der Gesamtmenge haben. Bei B-Artikeln und C-Artikeln reduziert sich jeweils der Anteil am Umsatz, wohingegen sich der Anteil an der Gesamtmenge erhöht. A-Artikel werden bevorzugt, weil diese den größten Einfluss auf den Umsatz haben. Beim Just-in-Time-Prinzip werden die Lagerkosten reduziert, indem Waren ausschließlich dann bestellt werden, wenn sie auch tatsächlich gebraucht werden. Hierfür ist allerdings eine gute Planung erforderlich.
Prognosen sind essenziell
Prognosen sind innerhalb der Bestandsverwaltung außerordentlich wichtig, da es bei der Verwaltung von Warenbeständen zukünftige Veränderungen zu berücksichtigen gilt. Hierzu zählen Trends bezüglich des Verhaltens von Konsumenten, das im Laufe der Zeit immer wieder Veränderungen unterworfen ist. Steigt beispielsweise das Nachhaltigkeitsbewusstsein bei Verbrauchern, ergibt es Sinn, die Warenbestände entsprechend anzupassen und den Bestand von Waren zu reduzieren, die umweltschädlich sind und daher in Zukunft aller Voraussicht nach weniger stark nachgefragt werden.
Um möglichst korrekte Prognosen anzustellen, sollten Unternehmen auf eine Auswertung von historischen Daten setzen. Hierbei werden vergangene Verkaufsdaten analysiert, um Trends und Muster innerhalb dieser Daten zu identifizieren. Bei besonders großen Datenmengen ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) sinnvoll. Grund hierfür ist, dass KI-Algorithmen selbst große Mengen an Daten in kurzer Zeit analysieren können, sodass sich schnell präzise Prognosen anfertigen lassen. Dabei sollte unbedingt berücksichtigt werden, dass es immer wieder zu unvorhergesehenen Veränderungen innerhalb der Nachfrage kommt, da die Märkte einem ständigen Wandel unterliegen, was wiederum bedeutet, dass die erstellten Prognosen regelmäßig auf ihre Aktualität hin überprüft werden sollten.
Abbildung: pexels / @tiger-lilly (CCO-Lizenz)