Das papierlose Büro - So einfach kann die Arbeit sein!
Jeder Deutsche verbraucht im Jahr durchschnittlich 250 Kilogramm Papier - Tendenz steigend. Darunter leiden nicht nur die Umwelt, sondern auch der Geldbeutel sowie unsere Nerven im Büro. Überfüllte Aktenschränke und meterhohe Stapel Papier erschweren unsere Arbeit tagtäglich. Chaos und Zeitverlust sind die Folgen. Also Schluss mit der lästigen Zettelwirtschaft! Wie zeigen, wie Sie ein papierloses Büro auf die Beine stellen und was Sie dafür benötigen.
Aus Papier mach PDF
Um Zettel, Briefe und Co. aus dem Büro verschwinden zu lassen, muss der Papierkram zuallererst digitalisiert werden. Dafür eignet sich am besten ein Kopierer mit Scanfunktion. Alternativ kann man auch einen Dienstleister für das Einscannen der eigenen Dokumente beauftragen. Doch vor allem in großen Büros mit mittlerem bis hohem Scanvolumen lohnt sich die Anschaffung eines Scangerätes. Dieses sollte idealerweise über einen leistungsfähigen Einzelblatteinzug verfügen und ein breites Spektrum an unterschiedlichen Dokumentenarten problemlos verarbeiten können, wie zum Beispiel Kassenzettel oder Visitenkarten. Ein guter Scanner verfügt außerdem über eine Ultraschallerkennung. Diese Funktion verhindert, dass mehrere Blätter auf einmal eingezogen werden. So kann man Dokumente stapelweise sicher verarbeiten - ohne Papierstau. Auch ist es wichtig, dass das Scangerät unterschiedliche Dateiformate erzeugen kann. Empfohlen wird jedoch das Abspeichern im PDF-Format.
Ein weiterer Schritt zum papierlosem Büro ist das Aussortieren von nicht mehr benötigten Dokumenten. Gibt es einen besseren Zeitpunkt, um uralte Rechnungen oder Werbeschreiben zu entsorgen? Was nicht für fremde Augen bestimmt ist, sollte dabei sorgfältig geschreddert werden. Allerdings gibt es einige Dokumente, wie steuerlich oder rechtlich relevante Unterlagen, die man auch in Schriftform behalten sollte. Sicher ist sicher!
Digitales Gehirn - Dokumente richtig verwalten
Nachdem die Dokumente ihren Weg aus dem Regal in den Computer gefunden haben, gilt es nun, einen Überblick über die vielen Dateien zu bekommen. Denn oft ist das digitale Chaos größer als zuvor der Papierberg im Aktenschrank. Um ein stundenlanges Suchen nach wichtigen Dateien zu verhindern, ist die Anschaffung eines Datenmanagementsystems ratsam. Dabei handelt es sich um eine Software zur Erfassung, Speicherung, Verarbeitung und Analyse von Daten. Alle Dokumente werden in einem Ordner zusammengefasst, in dem man mithilfe einer umfangreichen Such- und Filterfunktionen gezielt einzelne Informationen finden kann. Meist reicht dabei schon die Eingabe eines Stichwortes oder Namens. Die entsprechenden Dokumente werden dann in Sekundenschnelle angezeigt.
Für die erfolgreiche Nutzung eines Datenmanagementsystems ist die sinnvolle Benennung der einzelnen Dokumente sehr wichtig. Empfehlenswert ist die Angabe des Datums sowie eines Schlagwortes, das den Inhalt beschreibt. Um ein späteres Chaos zu vermeiden, sollte man den Dateien unmittelbar nach dem Einscannen einen treffenden Namen geben.
Doch wie kommt man an das passende Datenmanagementsystem? Im Internet kann man verschiedene Softwareprogramme downloaden oder eine kostenpflichtige Version bei Anbietern wie Microsoft erwerben. Dann müssen Sie das Programm nur noch auf Ihrem Arbeitsrechner installieren und nach Bedarf mit Ihren Mitarbeitern testen.
Ebenfalls hilfreich bei der Verwaltung von digitalen Dokumenten ist die Software Evernote , mit der man Notizen abspeichern und jederzeit abrufen kann. Dieses “virtuelle Gedächtnis” archiviert Texte und PDF-Dateien und ermöglicht das Erstellen von Do-To-Listen. Notizbücher adé!
Was Sie für das papierlose Büro brauchen:
- Kopierer mit Scanfunktion bzw. Scangerät
- evtl. Schredder (für aussortierte Dokumente)
- Tools für das Dokumentenmanagement
- ausreichend Speicherplatz am PC (empfehlenswert: externe Festplatte)