Der Traum vom papierlosen Büro: Warum so viele Unternehmen am digitalen Wandel scheitern
Die Vorteile des „papierlosen Büros“ sind seit Jahren bekannt. Dennoch gelingt abseits der IT-Branche bislang nur wenigen Unternehmen der Sprung ins digitale Zeitalter. Was fehlt, ist ein Wandel der Unternehmenskultur insgesamt, der ein digitales Prozessmanagement überhaupt erst ermöglicht.
„Paperless Office“ ist nicht gerade das neuste Hypeword, das die Augen größer werden und die Herzen höher schlagen lässt. Vielmehr ist es eine olle Kamelle, zwanzig Jahre alt, aus einer Zeit, als gerade die ersten Büroanwendungen für PC-Systeme auf den Markt kamen. Damals waren die Hoffnungen groß, und die meisten sollten sich in den kommenden Jahren in ungeahntem Tempo erfüllen. Allein der Traum vom papierlosen Büro – der offensichtlichste, der kleinste Nenner der Digitalisierung – er ist in vielen Unternehmen bis heute ein Traum geblieben.
Der ewige Papierkrieg
Ganz im Gegenteil wird in durchschnittlichen Büros heutzutage sogar noch mehr Papier verbraucht als noch vor der Einführung des Personal Computers. Unglaubliche 9,5 Billionen Seiten Papier verbraucht die Weltbevölkerung jährlich laut einer Berechnung des Natural Resources Defense Council (NRDC). Auf einen durchschnittlichen Büroangestellten fällt davon ein Papierverbrauch von rund 10.000 Seiten pro Jahr. Dabei dient ein großer Teil nicht einmal der nachhaltigen Archivierung von Informationen, sondern lediglich der Tageskommunikation: 45 Prozent aller Dokumente werden innerhalb von 24 Stunden gleich wieder vernichtet. Eine offensichtliche Verschwendung von Ressourcen – und ein ernst zu nehmender Posten in jeder Unternehmensbilanz.
Denn Papier hat einen hohen Preis. Wie der Verband AIIM International unlängst in einer Studie mit dem treffenden Titel „Paper Wars 2014 – Update from the Battlefield“ errechnete, verursacht die Ablage eines einzelnen Papierdokuments etwa 16 Euro jährlich. Dazu kommt, dass von jedem Dokument durchschnittlich 19 Exemplare abgelegt werden, zudem aufgrund von Hektik, Unwissen oder Nachlässigkeit in 20 Prozent der Fälle am falschen Ort. Das Wiederauffinden von im System verloren gegangener Dokumente kostet noch einmal rund 98 Euro pro Dokument.
Die Lösung liegt lange auf dem Tisch
In Anbetracht der hinlänglich bekannten Faktenlage ist es umso erstaunlicher, dass so wenige Unternehmen die digitalen Möglichkeiten ausschöpfen, um sich von diesem Papierballast zu befreien. Die Ergebnisse der Analysen sind eindeutig: Das „Paperless Office“ ist nicht nur ressourcenschonender und verbessert so die Umweltbilanz des Unternehmens, es ist auch kostengünstiger und trägt wesentlich zur Steigerung von Effizienz und Produktivität bei.
Die Umstellung auf eine rein digitale Kommunikation ist auch für kleine und mittlere Unternehmen interessant. Schon ein Betrieb mit zehn Mitarbeitern kann die Kosten der Umstellung innerhalb von vier Monaten amortisieren. Unternehmensbefragungen zeigen, dass 80% aller Informationen ohnehin bereits digital vorhanden sind und bloß ausgedruckt werden, um in die „Papierdokumentation“ des Unternehmens überführt zu werden. Diesen Kreislauf zu durchbrechen, ist Aufgabe des Prozessmanagements. Doch neue digitale Arbeitsabläufe können nur wirkungsvoll implementiert werden, wenn dies mit breiter Akzeptanz der Belegschaft geschieht. Was es braucht, um einem Unternehmen den Ruck ins digitale Zeitalter zu geben, ist ein digitaler Wandel der Unternehmenskultur insgesamt.
Digitalisierung beginnt in den Köpfen
Agile-Verfahren und Workflows der IT-Branche setzen sich langsam aber sicher auch in anderen Branchen als Erfolgsrezepte für die digitale Umstrukturierung durch. Das Anforderungsprofil an ein zukunftsorientiertes Prozessmanagement hat sich in den letzten Jahren dementsprechend stark gewandelt. IT-Know-how und Erfahrung mit digital organisierten Workflows werden auch außerhalb der IT-Branche zunehmend zu zwingenden Kernkompetenzen, wie der Überblick der aktuellen Gesuche in den Stellenportalen zeigt.
Ohne eine Unternehmenskultur, die den Chancen des digitalen Wandels offen gegenübersteht, können sich die Impulse des Prozessmanagements oft nicht durchsetzen. Das „Paperless Office“ ist nur ein kleiner erster Schritt in Richtung des tiefgreifenden Wandels, welchen digitale Technologien den Unternehmen schon heute ermöglichen. Dass an diesem ersten Schritt so viele Betriebe bislang auf der Stelle treten, zeigt vor allem eines: Wenn es darum geht, einen aktiven Wandel herbeizuführen, zählen am Ende des Tages weniger die Fakten, als der Faktor Mensch. Es wäre ein Fehler, den digitalen Wandel rein technologisch zu begreifen, denn er ist zuallererst ein Wandel unserer Kultur. Ein Unternehmen, das sich digital positionieren will, muss daher mit seiner Unternehmenskultur beginnen.