So werden Business-Meetings ein Erfolg
Oftmals sehen Meetings im Büroalltag immer noch recht eintönig aus: Während die Vorgesetzten Monologe halten, langweilen sich die Arbeitnehmer zunehmend, anstatt produktive Ideen einzubringen. Als Unternehmen steht man eher früher als später vor der schwierigen Aufgabe – Meetings sowohl effizient als auch unterhaltsam zu gestalten. Von der Organisation über die Konstellation der Teilnehmer bis hin zum eigenen Verhalten gilt es einiges zu beachten.
Laut einer Studie von Sharp Europe empfinden Arbeitnehmer Meetings oftmals als unproduktiv und inhaltlich wertlos. Dem können Unternehmen z. B. in Form von besserem Zeitmanagement vorbeugen. Um eines vorweg zu nehmen: Meetings sind nicht immer notwendig – vor allem nicht, wenn sie regelmäßig stattfinden, obwohl es nichts Neues zu besprechen gibt.
Zur richtigen Zeit am richtigen Ort:
Zunächst gilt es, den richtigen Ort für ein Meeting zu finden. Je nachdem, welche und wie viele Personen eingeladen sind, ist die eigene Firma nicht immer der richtige Ort für ein Meeting. Gerade im B2B-Bereich ist es oft ratsamer, eine Location zu wählen, die einen neutralen Boden bietet und in der alle Teilnehmer unbefangen sind.
Darunter sollte jedoch die Aufmerksamkeit nicht leiden: Die Atmosphäre in einem lauten Restaurant ist ebenso kontraproduktiv für ein effizientes Meeting wie ein kleiner, stickiger Konferenzraum. Das ist auch insofern von Bedeutung, als die Besprechungsräume der Anzahl der Teilnehmer und dem Anlass angemessen sein sollten.
Kleider machen Leute:
Auch wenn Sie Gründer eines Start-ups sind, bei Besprechungen mit wichtigen Kunden oder neuen Mitarbeitern sollten Sie sich dazu durchringen, die Businesskleidung aus dem Schrank zu holen. Wenn die alten Anzüge nicht mehr sitzen, wird Mann schnell bei Online-Shops VAN GRAAF fündig. Die Kleiderordnung zu beachten, geht nicht damit einher, zwanghaft seine Macht als Vorgesetzter zur Schau zur tragen, sondern schon vor dem Gespräch für angemessenen Respekt und Wertschätzung auf beiden Seiten zu sorgen. Wer sich während des Meetings hinsetzt, setzt mit seiner Kleidung zwar noch ein Statement, begibt sich jedoch symbolisch auf eine Ebene mit den anderen.
Ungeschriebene Regeln:
Sehr unhöflich ist es, wenn man zu spät zum Meeting erscheint – unabhängig von den diversen Gründen, die dazu geführt haben können. Besonders die Ihnen unterstellten Mitarbeiter könnten das als Macht- und Dominanzstrategie auslegen. Um diese Situationen zu vermeiden, sollte man die Mitarbeiter bei mündlichen wie schriftlichen Einladungen zu Meetings explizit darauf hinweisen, dass pünktliches Erscheinen gefordert wird. Dadurch sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern auch Geld.
In diesem Zusammenhang ist es entscheidend, jedem Besprechungspunkt auf der Agenda einen Zeitrahmen zuzuordnen. Zu den ungeschriebenen Regeln, die eigentlich klar sein sollten, zählt auch, das Smartphone auszuschalten. Meetings werden immer häufiger für Whatsapp-Chats oder Telefonate genutzt, die keinerlei Bezug zu dem Meeting oder der Firma haben.
Konkret werden:
Bereits in der Einladung gilt es, allen Teilnehmern Treffpunkt und Uhrzeit genauso wie eventuell zusätzlich erforderliches Informationsmaterial rechtzeitig zukommen zu lassen. Daraus muss auch das Ziel des Meetings klar hervorgehen – entweder aus dem Thema selbst oder, wenn vorhanden, aus den einzelnen Tagesordnungspunkten. Statt als übergeordnetes Thema "Jahresumsatzsteigerung" anzugeben, sollte man das Besprechungsziel besser als Frage formulieren: "Wie können wir unseren Jahresumsatz für das kommende Jahr um mind. 2,5 Prozent steigern?" Durch den kommunikativen Austausch, der aus der Frage resultiert, fühlen sich die Mitarbeiter in die Firmenprozesse eingebunden und wertgeschätzt.
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