Telefonische Erreichbarkeit im Vertrieb: Bedeutung und Möglichkeiten
In Anbetracht zunehmenden Konkurrenzdrucks ist die stete Optimierung der Geschäftsbereiche für Unternehmen ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Der Bereich Vertrieb und Verkauf wird hierbei oft vernachlässigt. Dabei legen Studien nahe, dass Umsatzsteigerungen im zweistelligen Prozentbereich durch Optimierung des Vertriebes möglich sind. Ein wichtiger Eckpfeiler optimaler Vertriebstätigkeit ist die ständige telefonische Erreichbarkeit. Dies wirft die Frage auf, wie Unternehmen diese Herausforderung besonders effizient meistern können.
Relevanz von Beratung und Service am Telefon
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Zwar werden Kommunikationsmedien wie E-Mail oder Chats immer beliebter. Geht es jedoch um direkte Anfragen an Firmen, so greifen Kunden aktuellen Studien zufolge in 90 Prozent der Fälle noch immer bevorzugt zum Telefonhörer. Besonders wenn es um den Vertrieb geht, ist die telefonische Erreichbarkeit im Sinne der Kundengewinnung und -bindung von hoher Relevanz. Geht es um Rückfragen zum Versand oder um allgemeine Beratung, bevorzugen Kunden zur Klärung das direkte Telefongespräch.
Gleichzeitig steigen die Ansprüche an Beratung und Erreichbarkeit. Wer als Kunde kompetente Beratung sucht, möchte mit entsprechend geschulten Mitarbeitern sprechen. Das Telefon bietet hierbei die persönlichste Lösung, da die Anfragen der Kunden direkt und individuell bearbeitet werden können oder zumindest ein Rückruftermin vereinbart werden kann.
Möglichkeiten von Telefon- und Büroservices und ihre Vorteile
Zur Gewährleistung der Erreichbarkeit mag es zunächst naheliegen, ein Sekretariat einzurichten oder zusätzliches Personal einzustellen, das die Anrufe entgegennimmt. Jedoch sind die Personalkosten nicht zu vernachlässigen und für viele Unternehmen nicht mehr wirtschaftlich. Die Vorstellung, dass der Chef selbst oder das vorhandene Personal alle Anfragen telefonisch abarbeiten, ist ab einer bestimmten Unternehmensgröße und Auftragslage nicht mehr realistisch.
Einen Lösungsweg für die telefonische Erreichbarkeit des Vertriebs ist ein professioneller Telefonservice. ebuero stellt eine Lösung dar, da eine reguläre Gehaltszahlung entfällt. Die Kosten entstehen hier nur für die Bereithaltung des Dienstes sowie für die konkrete Inanspruchnahme des Services. Hierbei profitieren Unternehmen von Kostentransparenz und genauer Abrechnung.
Ein wichtiger Vorzug findet sich zudem im Professionalitätsgewinn bei der Beauftragung der geschulten Mitarbeiter solcher Dienstleistern. Seriöses und fachkundiges Auftreten ist für die Kundengewinnung und Kundenbindung von hoher Bedeutung. Büro- und Telefonservices bieten professionelle Service-Agenten, die Anrufe im Namen der Firma entgegennehmen, Rückfragen beantworten und Termine vereinbaren können.
Mögliche Nachteile von Telefonservices 
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Risiken dieser Form von Outsourcing finden sich darin, dass Unternehmen an internem Wissen und Know-how verlieren können, die Leistung der externen Dienstleister nicht immer kontrollieren können und aus diesem Grunde bis zu einem gewissen Grade von diesen abhängig sind. Erbringt der externe Anbieter keine gute Leistung, so hat dies unmittelbare Nachteile für das beauftragende Unternehmen, da der Service direkt mit den Vertriebskunden zu tun hat. Im Allgemeinen eignen sich jedoch Supportaufgaben und Routinetätigkeiten wie etwa die Gewährleistung der Erreichbarkeit für das Outsourcing, da sie das Kerngeschäft nicht direkt betreffen.
Weitere Erfolgsfaktoren des Vertriebs
Unabhängig von der telefonischen Erreichbarkeit gibt es für den Vertriebsbereich bestimmte gemeinsame Nenner des Erfolgs. So legen vertriebsstarke Unternehmen den Fokus weniger auf die Marktbedingungen sondern auf die eigenen Verkaufsaktivitäten. Schlechte Absatzzahlen werden also nicht auf die schlechte Marktlage zurückgeführt, sondern es wird stattdessen aktiv nach effizienteren Methoden gesucht. Verkaufsstarke Unternehmen kümmern sich um die Optimierung des Vertriebes ebenso wie Bereiche wie Produktion und Verwaltung optimiert werden. Vertrieb wird von erfolgreichen Unternehmen als Prozess verstanden und nicht als Fähigkeit, die nur wenigen gegeben ist.
Handlungsempfehlungen und Fazit
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Der Vertrieb ist ein Bereich, für den die ständige Erreichbarkeit durch Kunden oder Geschäftspartner unabdingbar ist. Professionelle virtuelle Büroservices stellen eine kompetente und kostengünstige Möglichkeit dar, diese Erreichbarkeit zu gewährleisten. Auf diese Weise werden die Kundengewinnung und Kundenbindung optimiert ohne einen zu hohen Betriebskostenanstieg zu verursachen. Der Vorzug einer leistungsbezogenen Abrechnung ist verknüpft mit einer besonders hohen Flexibilität. Auch bei guter Auftragslage oder kurzfristigen Großaufträgen können virtuelle Telefonservices effizient einspringen. Umgekehrt fallen in Zeiten schwacher Auftragslage für die Erreichbarkeit auch keine Kosten an.