Der Einkauf hat bei Preisverhandlungen dazugelernt

vom: 26.01.16

Einkäufer haben es in der Regel mit gut geschulten Verkäufern zu tun. Diese haben Verkaufstrainings hinter sich und sind gut vorbereitet auf Einwände des potentiellen Kunden. Der Einkauf hingegen ist meist wenig geschult in Sachen Rhetorik und Verhandlungsführung. Doch hier zeichnet sich eine Veränderung ab. Verkäufer sehen sich immer öfter mit selbstbewussten Einkäufern konfrontiert, die sich nicht mehr unterlegen fühlen.

Zwar gab es schon immer Schulungen und Weiterbildungen für den Unternehmensbereich Einkauf. Doch in punkto Verhandlungs- und Gesprächsführung wurde kaum etwas für die Einkäufer angeboten. Die Unternehmensführung legte einfach wenig Wert auf diesen Bereich. Spezielle Seminare werden mittlerweile aber auch hier zunehmend angeboten und auch wahrgenommen.

Professionelle Gesprächsvorbereitung und -durchführung

Dabei kommt eine Vielzahl an Methoden zur Anwendung: Lehrgespräche, Gruppenarbeiten, Fallbeispiele, Übungen mit Videoanalyse und vieles mehr. Untergliedert werden die Schulungsmaßnahmen in die klassischen Schritte "Einstieg in die Verhandlung", "Preisverhandlung" und "Abschluss". Dadurch gehen Einkäufer zunehmend genauso systematisch vor wie ihre Gegenüber auf der Lieferantenseite.

Beginnend mit der Sammlung von Informationen über den Lieferanten, dessen Markt, die jeweilige spezifische Situation des potentiellen Geschäftspartners und den sich daraus ergebenden Zwängen wird der Lieferant systematisch analysiert. Hilfsmittel dazu sind unter anderem die Homepage des Unternehmens, branchenspezifische Fachpublikationen und Anrufe bei Berufsverbänden.

Hat der Einkäufer genügend Informationen gesammelt, legt er seine Gespächsziele fest und baut darauf basierend seine Gesprächstaktik auf. Welches Ergebnis soll in der Verhandlung erreicht werden - wo liegen die bestmögliche und die schlechteste Lösung? Welche Fragen müssen im Gespräch geklärt werden und inwieweit kann der Einkäufer seinem Gegenüber entgegenkommen beziehungsweise diesem Anreize geben?

Ein Praxisbeispiel

Nehmen wir an es geht um einen Einkauf von Computersystemen für einen bestimmten Unternehmensbereich. Dann stimmt der Einkäufer zunächst mit der betreffenden Abteilung die wesentlichen Leistungsmerkmale der anzuschaffenden Systeme ab und vergleicht die Angebote des bisherigen/bevorzugten Lieferanten mit denen von Konkurrenten. Anschließend legt er sich Ziele für das Verkaufsgespräch fest wie beispielsweise den zu erzielenden Einkaufspreis, die Lieferzeit oder den Verbleib der zu ersetzenden Altgeräte. Anschließend werden die definierten Hauptziele genauer betrachtet und Minimalziele sowie optimale Ergebnisse festgelegt. Im genannten Beispiel könnte der Einkäufer außerdem eine weitere Option definieren die er erreichen möchte, zum Beispiel, dass die gekauften Geräte bei Defekten innerhalb eines Arbeitstages ersetzt werden. Im Gegenzug könnte er dem Verkäufer als Anreiz weitere Geschäfte in Aussicht stellen für andere Abteilungen des Unternehmens.

Neben der genannten genauen Definition von zu erreichenden Zielen und Optionen sollte natürlich auch das eigentliche Gespräch trainiert werden. Hier geht es besonders um Punkte wie den Gesprächseinstieg und Fragetechniken - eben genau die Aspekte eines Gesprächs, die auch ein Verkäufer gelernt hat.

Gesprächseinstieg und Fragetechniken

Ein Beispiel zum Thema Gesprächseinstieg: Grundsätzlich sollte eine positive Grundstimmung bezüglich des zu führenden Gesprächs herrschen. Gedankliche Ablehnung zeigt sich schnell in entsprechenden Gestiken und Mimiken des Einkäufers. Das fördert nicht gerade ein angenehmes Gespräch. Smalltalk ist zwar nicht entscheidend für das Gespräch, aber ein gekonnter Einstieg, der außerdem Bezug nimmt auf die Branche des Verkäufers oder den Verkäufer selbst kann zu einem guten Gespräch beitragen. "Haben Sie gut zu uns gefunden?" zeugt beispielsweise von weniger Professionalität als ein "Schön, dass es so schnell geklappt hat. Haben Sie auch die gestrige Meldung in der Süddeutschen gelesen, dass die Prognosen für die Branche XYZ angepasst wurden?". Das zeigt dem Verkäufer, dass er einen Einkäufer vor sich hat, der sich in der Branche auskennt und gibt dem Einkäufer Gelegenheit, sich anhand der Antwort des Verkäufers ein besseres Bild von ihm zu machen.

Fragetechniken sind ein wichtiger Schlüssel um relevante Informationen vom Verkäufer zu erhalten. Dieser wird nämlich in aller Regel bei bestimmten Bereichen ausweichend auf Fragen reagieren, besonders wenn es um Themen geht, die Schwächen aufdecken könnten. Umso wichtiger ist es für den Einkäufer genau zuzuhören sowie ein- und nachzuhaken. Die im Vorfeld definierten Fragen gilt es erschöpfend zu beantworten. Um nun seine Ziele auch durchzusetzen kann der Einkäufer wie oben genannt mit Anreizen arbeiten.

Noch ein Praxisbeispiel hierzu: Wir bleiben beim Einkauf der Computersysteme. Der Einkäufer hat sich ein Preisziel für den Auftrag in Höhe von 15.000 EUR gesetzt. Der Angebotspreis des Lieferanten beträgt für die gewünschten Systeme aber 17.500 EUR. Der Einkäufer startet in die Preisverhandlungen in diesem Fall mit einer Zusammenfassung des abzuschließenden Geschäfts und führt dann aus: "Wie ich schon sagte werden wir mittelfristig auch die Systeme der Abteilungen X und Y ersetzen müssen. Da Ihr Unternehmen entsprechende Systeme anbietet sind Sie doch sicher auch an diesen beiden Aufträgen interessiert?" Dann stellt der Einkäufer seine Forderung: "Ich möchte deshalb den jetzigen Auftrag zu einem Gesamtpreis von 15.000 EUR zum Abschluss bringen." Sollte der Verkäufer zögern auf das Angebot einzugehen könnte unser Einkäufer nun, sofern vorhanden, weitere Folgeaufträge in Aussicht stellen. Stimmt der Lieferant am Ende zu wird am besten noch im Beisein des Verkäufers ein Maßnahmenplan für die Abwicklung des Auftrags erstellt. Dabei wird grundsätzlich festgelegt, wer was bis wann und unter welchen Bedingungen erledigt.

Für die Lieferanten

Noch zwei Hinweise für die Lieferantenseite. Ist ein Deal einmal abgesegnet, sollte man sich hüten, regelmäßig nachzufragen ob auch alles in Ordnung ist. Dies signalisiert dem Einkäufer, dass er nicht selbst in der Lage ist, die Abwicklung des Geschäfts zu überwachen. Der Verkäufer stiehlt so dem Einkäufer unnötig Zeit. Ein weiteres No-Go: Die Übergabe von Geschenken an den Einkäufer. Diese früher gängige Praxis ist mittlerweile nicht mehr tragbar, vermittelt sie doch viel zu sehr den Eindruck von Bestechung. Ein Unternehmen ist außerdem daran interessiert, einen guten Deal mit seinen Lieferanten zu machen und dauerhafte Beziehungen zu stärken. Annehmlichkeiten für seine Einkäufer, die am Ende zu Lasten des Unternehmens insgesamt führen sind das letzte was Firmen wollen.

Quelle: salesBUSINESS